Chia sẻ những điều học được từ cách làm việc theo nhóm
Ngày nay, hầu hết các công ty Công nghệ thông tin đều quan tâm đến kĩ năng làm việc nhóm của các ứng viên. Trong chương trình đào tạo của Khoa chúng ta, từ năm 2 chúng mình đã được làm quen dần với các đồ án theo nhóm 2 sinh viên.
Chúng ta bắt đầu học được cách làm việc biết chia sẻ và kết hợp. Đến năm 3, năm 4 khi được học các môn như Công cụ môi trường phát triển phần mềm, Quản lý đề án phần mềm, Nhập môn kiểm chứng phần mềm sinh viên mình sẽ được thực hành nhiều hơn trong cách làm việc nhóm. Lúc này, số thành viên trong nhóm sẽ tăng lên, mỗi nhóm nhỏ thường gồm 5 – 6 thành viên, 5 nhóm nhỏ kết hợp thành một nhóm lớn. Khi số thành viên trong một nhóm đông hơn, tỉ lệ thuận với mức độ công việc và yêu cầu của đồ án sẽ nhiều hơn. Vì vậy, cách tổ chức, quản lý nhóm, các quy tắc và phương thức làm việc trong nhóm là điều vô cùng quan trọng, mang tính quyết định đến thành công và hiệu quả công việc mà nhóm được giao.
Sinh viên chúng ta nghĩ gì khi bước đầu học cách làm việc nhóm
Trong các môn học Thầy Cô bắt buộc sinh viên phải làm việc nhóm, tâm lý hầu hết sinh viên là không quen với cách làm việc với nhiều người như vậy, cho rằng rất khó làm việc với bạn đó, sự khác biệt trong cách suy nghĩ, cách làm việc, “ 9 người 10 ý”,v..v. càng nhiều người sẽ phức tạp hơn, rồi phải họp nhóm nhiều tốn thời gian, phải nộp báo cáo hàng tuần, phải seminar, v..v.. Tuy nhiên, có một số nhóm được hình thành từ các bạn có thể đã chơi thân với nhau, đã hiểu tính cách, điểm yếu, điểm mạnh của nhau thì có thể vượt qua những khó khăn trong cách làm việc nhóm dễ dàng hơn, nhanh chóng bắt tay vào công việc mà nhóm được giao.
Khó khăn
Khi tham gia vào công việc của nhóm thường gặp phải một số khó khăn chẳng hạn: các thành viên đùn đẩy công việc cho nhau, dần dần tạo thói quen các thành viên có trách nhiệm hoặc nhóm trưởng sẽ ôm đồm rất nhiều công việc, người làm nhiều, người làm ít hoặc không làm cũng được nhận cùng số điểm. Bên cạnh đó, trong các buổi họp nhóm, thành viên đến không đúng giờ, không tập trung thực sự cho nội dung buổi họp, thờ ơ với những khó khăn mà nhóm cần giải quyết, cho rằng đó không phải là trách nhiệm của mình, mình không làm cũng sẽ có người khác làm, hoặc hoàn thành phần công việc của mình không đúng thời hạn, ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung của nhóm v.v.. Trong những lúc tranh cãi, bàn luận về vấn đề nào đó, mỗi người thường có tính bảo thủ, cho rằng ý kiến của mình là đúng nhất, không tôn trọng và tiếp thu ý kiến của người khác, thích làm theo ý mình. Ngoài ra, nếu nhóm trưởng không biết cách tổ chức, quản lý, phân công công việc trong nhóm, nắm không rõ vai trò của các thành viên, phân công không ai làm thì nhóm trưởng tự làm hết,v.v… Những cách làm việc như vậy nếu không được giải quyết thì hiệu quả công việc của nhóm không thể cao được, nếu tệ hơn nhóm bạn sẽ bị tan rã.
Giải quyết như thế nào?
Ngay từ buổi học đầu tiên môn Công cụ môi trường phát triển phần mềm, sau khi ổn định được cơ cấu của nhóm, chúng ta sẽ phải tự lập ra quy tắc làm việc riêng của nhóm, cách liên lạc, trao đổi thông tin giữa các thành viên, xác định rõ vai trò của mỗi thành viên trong nhóm. Đó là những bước cơ bản và bắt buộc mà các thành viên phải biết và thống nhất với nhau.Có như vậy, trong quá trình làm việc, dựa trên những quy tắc đã thống nhất từ đầu, chúng ta sẽ dễ dàng giải quyết các trường hợp vi phạm đối với các thành viên không có tinh thần trách nhiệm đối với công việc chung hoặc những xung đột có thể xảy ra. Sinh viên mình thường có tâm lý nhượng bộ cho nhau, dẫn đến nếu xảy ra trường hợp người làm ít, thậm chí không làm gì nhưng vẫn được hưởng các kết quả của nhóm, biết là sự tồn tại của thành viên đó trong nhóm là thừa nhưng không nỡ “mạnh tay” với bạn … thôi kệ “ giao cho nó cũng không làm đâu, mình làm luôn đi..”. Trong nhóm, nếu xảy ra trường hợp như vậy, chúng ta phải công bằng với tất cả các thành viên, phải thẳng thắn đưa trường hợp này để cả nhóm giải quyết, tốt hơn hết là trong quy tắc làm việc, phải đề ra cách giải quyết cho trường hợp này, vi phạm lần 1, lần 2 thì sẽ như thế nào; sau khi tìm hiểu rõ nguyên nhân thì căn cứ theo quy tắc đã đặt ra mà giải quyết, không nên để tình cảm bạn bè, hoặc cá nhân xen lẫn vào công việc chung.
Xác định vai trò trong nhóm
Đối với mỗi thành viên, nên xác định rõ vai trò của mình trong nhóm. Trong công việc, bạn nên tích cực đưa ra ý kiến để cùng nhau giải quyết các vấn đề tốt nhất. Tranh cãi, bàn luận là rất hay, có như vậy vấn đề mới được nhìn ở nhiều khía cạnh và giúp chúng ta đưa ra những cách giải quyết, xử lý tối ưu nhất. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn luôn bảo thủ, cho rằng mình luôn đúng, hãy nói ra suy nghĩ của bạn, chứng minh cho mọi người thấy luận điểm của mình một cách khoa học và thuyết phục. Một điều bạn cũng đừng quên, nên biết lắng nghe người khác, điểm nào hay, điểm nào bạn cho rằng cần làm rõ hơn, biết thắc mắc và đặt ra câu hỏi là rất tốt nhưng bạn phải đặt hiệu quả công việc của nhóm lên trên hết, chứ không phải là sự thách đố hay khẳng định điểm mạnh của cá nhân, cố tìm ra điểm yếu của bạn mình. Có như vậy, trong một nhóm, chúng ta mới đạt được mục tiêu là cùng học tập, cùng tiến bộ và quan trọng nhất là đã cùng nhau giải quyết công việc chung của nhóm để đạt hiệu quả cao nhất.
Trong nhóm, một yếu tố rất quan trọng đó là vai trò của người nhóm trưởng. Bạn có thể không phải là người học giỏi nhất nhóm, nhưng bạn biết cách tổ chức, biết phân công công việc vì bạn hiểu rõ vai trò từng thành viên trong nhóm. Nhóm trưởng là người đại diện, đứng ra chịu trách nhiệm cho nhóm, là người có quyết định cao nhất nhưng không có nghĩa là mọi công việc bạn phải làm, là lúc nào bạn cũng luôn đúng. Nếu bạn không biết phân công, luôn có suy nghĩ không tin tưởng vào các thành viên trong nhóm, bạn sẽ bị quá tải vì ôm đồm công việc và hiệu quả của nhóm bạn đạt được sẽ không bao giờ cao cả.
Bạn nên biết lắng nghe, thể hiện được sự tin tưởng và tôn trọng người mà bạn giao công việc. Biết sắp xếp và điều phối công việc cho nhóm mình, quyết đoán và xử lý khéo léo các tình huống có thể xảy ra. Những cuộc tranh cãi căng thẳng, thậm chí là xung đột giữa các thành viên, đi lan man, xa với chủ đề cần bàn luận thì lúc đó sự bình tĩnh và khả năng xử lý của người nhóm trưởng là vô cùng quan trọng
Hiểu nhóm
Hơn thế nữa, một điều thường gặp trong nhóm đó là mỗi thành viên chỉ biết rõ về phần công việc mình được giao, các công việc khác hay gần hơn là những phần bài tập, những kiến thức do người khác đảm nhận thường thì bạn chỉ biết sơ sơ, thậm chí không hiểu gì. Trong các buổi họp nhóm hay qua kênh liên lạc, nhóm trưởng chính là người chia sẻ hoặc tạo điều kiện để các thành viên trình bày về phần công việc của mình cho các thành viên còn lại, và đồng thời cũng học hỏi nhiều kiến thức khác từ các bạn trong nhóm nữa.
Còn một điều tưởng như đơn giản nhưng đó là động lực để nhóm thành công. Đó chính là tinh thần của các thành viên. Làm việc nghiêm túc, nhưng thoải mái, mọi người cảm thấy gần gũi và thân thiện đó là sự cố gắng của tất cả mọi người, nhưng bạn là nhóm trưởng, bạn phải tạo được không khí làm việc ấy cho nhóm mình, luôn truyền được tinh thần phải đặt hiệu quả công việc chung của nhóm lên trên hết cho mỗi thành viên, và tuyệt đối, bạn phải là người bình tĩnh nhất, tỏ ra lạc quan nhất cho dù nhóm đang gặp đỉnh điểm của khó khăn, của áp lực gần đến ngày nộp rất nhiều đồ án, các thành viên đều cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng…
Đây là một số điều mình đã học được trong quá trình làm việc nhóm trong các môn học mình muốn chia sẻ với các bạn. Trong mỗi môn khác nhau, mình đã từng ở vai trò nhóm trưởng, nhưng cũng có khi là thành viên của nhóm, đã gặp những khó khăn trong cách thức làm việc, và cũng đã từng “góp phần” gây ra những khó khăn ảnh hưởng đến nhóm mình. Điều cuối cùng mình muốn chia sẻ với các bạn đó là lời của Spencer Johnson,M.D.. ( tác giả cuốn Ai đã lấy miếng phomat của tôi)
“ ..bất kì một cá nhân nào cũng có thể đạt được nhiều thành tựu hơn nếu mỗi cá nhân đó là một phần không thể thiếu được trong một đội ngũ giỏi – đặc biệt trong thời điểm đầy phức tạp và luôn biến động như hiện nay. Nếu chúng ta phải tồn tại và phát triển trong thế kỉ 21 thì việc học cách làm việc chung trong một tập thể quả là điều tất yếu…”.
Nếu bạn có những kinh nghiệm về cách làm việc theo nhóm, hãy chia sẻ qua Departure nhé!
Quỳnh Mi
